أشكال التسيير الإلكتروني للوثائق

من ويكيمكتبات الموسوعة الحرة في علم المكتبات والمعلومات والأرشيف.
اذهب إلى: تصفح، ابحث

يمكن توزيع تطبيقات التسيير الالكتروني للوثائق على خمسة أصناف كبرى هي:[١]

1ـ التسيير الالكتروني للوثائق الإدارية:

إن التسيير الالكتروني الوثائق يشكل علم هو جزء من التطبيقات الإجمالية للتسيير، وهو يمكن المستفيد من الوصول إلى صور عن الوثائق من دون أن يتنقل و بشكل سريع، أو تجمع الملفات على مكتبه بشكل يصعب استرجاع الوثائق التي يحتاجها في الوقت المناسب. يلعب التسيير الالكتروني للوثائق دور مهم في مختلف القطاعات الموزعة على نطاق واسع، مما يستوجب دعم النظام بوسائل و أدوات اتصال متطورة بحيث تستطيع مختلف الوحدات أن تتبادل المعلومات و الوثائق فيما بينها عبر شبكة أو طلب التزود بمعلومات معينة أو أخذ الرأي عن مضمون وثيقة أو التصديق عليها عن طريق التوقيع الالكتروني.

2ـ التسيير الالكتروني للوثائق المكتبية:

يتجسد التسيير الالكتروني للوثائق و المعلومات في إطار الأعمال الإدارية التقليدية التي يسيطر عليها الطابع التقليدي في إطار العمل الجماعي. يستخدم نظام التسيير الالكتروني في هذه الحالة برمجيات تقليدية معروفة مثل: WORD و EXEL التي تستخدم في تحرير النصوص و كتابة الوثائق المختلقة، كما أن هذا النظام يمنح فرصة تبادل الوثائق و المعلومات من خلال المراسلات الالكترونية.

3ـ التسيير الالكتروني للوثائق الأرشيفية:

ويعرف هذا النوع أيضا بالأرشفة الالكترونية تكون عملية التخزين و التكشيف فيه تلقائية، حيث تخضع جميع الوثائق المطبوعة و غير المطبوعة إلى تطبيقات معينة باستخدام أدوات الإعلام الآلي: من تجهيزات و برمجيات، ويتم حفظ نسخ من هذه الوثائق الالكترونية، مما يمكن من تخزينها في موزعات النظام أو على أوعية الكترونية.

4ـ التسيير الالكتروني للأرصدة الوثائقية:

يتوقف عمل التسيير الالكتروني للوثائق و المعلومات في البحث الوثائقي على نطاق أوسع بالمكتبات و مراكز المعلومات و دور الأرشيف، يقدم النظام إمكانية الوصول إلى محتويات الوثائق(صور، نصوص، أشكال...)، ويتميز هذا النوع من أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق باعتماد طرق للتكشيف و البحث التي تتطلب وجود مكانز، وهذا يستدعي تبني استراتيجيات دقيقة في التكشيف و البحث تبعا لنوعية الوثائق.

5ـ التسييــــر الالكترونــــي التقنـــي للوثائــــــق الإداريــــــة:

ويسمى أيضا في بعض الحالات بالتسيير الالكتروني المهني للوثائق و المعلومات، ويتعلق بجميع التطبيقات الخاصة بتسيير الوثائق الالكترونية بمهنة معينة، يطبق هذا النوع من الأنظمة في المخابر الكبرى، ومكاتب الدراسات للتحكم في الوثائق الخاصة بها، و إمكانية تبادل المعلومات و الوثائق بين فروعها المختلفة.

المراجع

  1. Oublil, zekri fatma, Gestion électronique dans un bureau d étude, mémoire de fin d étude. Universite d Alger,p.37